西电档〔2017〕4号

人物档案,是保存学校精神财富，传承人文气质的需要， 具有“留史、资政、育人”的意义。根据《中华人民共和国档案法》（中华人民共和国主席令第71号）、《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部第27号令）、《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(中办发〔2014〕15号)《中华人民共和国档案实施办法》（国家档案局第5号令），结合我校实际,特制定本办法。

第一章  总  则

第一条 人物档案是指学校在教育、科技、文化、产业等行业领域贡献突出，具有影响力的专家、教授、名流等人的档案。

第二条  人物档案在一定程度反映出学校的教育和管理水平。

第三条  人物档案必须实行集中管理，确保史料安全和便于利用。人物档案工作应纳入学校有关部门的管理制度和职责范围。

第二章  建档对象

第四条  历届校领导。

第五条  中国科学院、中国工程院院士，长江学者，特聘教授。

第六条  全国劳动模范。

第七条  三级以上教授（包括三级）。

第八条  国内外有一定声誉的对学校做出突出贡献的科学家、教育家。 

第九条 历届毕业生中担任地市级(厅)以上领导职务或有一定知名度的专家、学者、企业家、文化名人等社会知名人物。

第三章  征集范围和保管期限

第十条  生平传记材料。记载生平的传记、履历、身份证明，获得的荣誉证书、奖状等。

第十一条  创作类材料。反映对科学教育事业贡献的专著、译著，正式出版的教材、参考书、学术论文等。

第十二条  文稿类材料。包括有价值的日记、书信、讲义、笔记、手稿等。

第十三条  社会活动类材料。参加重要会议的通知、代表证，担任会员及团体职务的聘书、委任状、任命书等。

第十四条  评价类材料。纪念会议、祝贺、展览等活动的重要材料及国内外专家学者的评价材料。

第十五条  追思类材料。讣告、唁函、悼词及回忆文章等。

第十六条  音像类材料。工作和社会活动的照片、底片，录音带、录像带、光盘、影片等各类存储介质的音视频文件等。

第十七条  实物类。本人使用过的有保存价值的实物、用品，获得的奖章、奖杯，获赠的礼品等。

第十八条  其它有保存价值的材料。

第十九条  人物档案的保管期限原则上应永久保存。

第四章  归档、管理和利用

第二十条  学校确定人物档案征集对象名单。

第二十一条  各单位兼职档案员协助档案馆进行征集，包括捐赠、寄存等。

第二十二条  实物档案有档案馆集中管理。专人、专用装具和存放在恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物的库房内，确保安全和最大限度延长其寿命。

第二十三条  归档时，须严格履行交接手续，填写一式二份移交目录。档案馆向捐赠者颁发捐赠或寄存证书。

第二十四条  档案馆对移交归档的人物档案要进行分类、编目、整理、入库，做到账物相符。

第二十五条  人物档案中的实物类要与实物档案互记参见号。

第二十六条  档案馆负责对征集的人物档案提供利用，举办各种形式的人物档案主题展览。人物档案原则上只针对本校教师利用，保证移交归档者，包括捐赠或寄存档案者的合法权益和优先利用权，原则上不外借。利用单位须开具介绍信并说明理由，经档案馆负责人签字后方可利用。确需借阅的必须严格办理借阅手续，借出档案必须按期归还。

第五章  附  则

第二十八条  本办法由学校档案馆负责解释。

第二十九条  本办法自印发之日起施行。